隨著信息技術及信息產業的高速發展， 加強檔案電子化與數字化建設， 已成為各地、市政府檔案管理部門的共識。與傳統檔案管理模式相比，電子化檔案管理具有立檔標準規范統一、保管簡單安全、存儲成本低而效果好以及檢索方便快捷等優點，能有效提高工作效率和檔案的利用率。電子化檔案管理系統根據功能需要， 一般包括大容量的信息資源數據庫、支持大規模并發用戶訪問的高性能服務器、存儲設備、網絡設備、安全設備、數字化加工設備、備份設備以及其它支撐設備等。
系統各組成部分及功能概述：
一、數據庫服務器
安裝數據庫管理，系統，主要存放文本檔案。
二、應用服務器
安裝檔案管理應用軟件，用于檔案錄入、歸檔、檔案調整、制作目錄等。
三、資源服務器
用于存放檔案全文、以圖片、聲音、視頻等文件為主。
四、備份服務器
安裝備份軟件服務器端，用于對數據庫服務器、應用服務器、資源服務器及其它基礎設施服務器的數據備份。
五、大容量存儲
集中存儲設備，用以存放數據庫數據文件及資源服務器文件。
根據對政府檔案管理系統各部分的功能分析， 漢馬智檔推出了一套完整的檔案管理系統，該系統本著充分理解客戶需求的基礎上，首先著重滿足應用需求，進而考慮節約投資為出發點進行系統設計。
在進行系統規劃時，重點考慮了系統的安全性、可擴展性、通用性、可維護性和系統的高性能。同時，一方面盡量采用較先進的技術和產品，另一方面，又保證產品的穩定性，采用較成熟并仍在繼續發展的產品和技術，以保證將來系統維護的可行性。